檔案工作從狹義上講，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì )各項事業(yè)服務(wù)的工作。機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
一、檔案是機關(guān)工作查考的依據
檔案是過(guò)去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關(guān)工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀(guān)地紀錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著(zhù)真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有機關(guān)領(lǐng)導人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。
二、檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材
近年來(lái)，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級檔案部門(mén)解放思想，改革創(chuàng )新，逐步把工作重點(diǎn)轉移到為社會(huì )主義物質(zhì)文明和精神文明建設提供檔案的利用服務(wù)上來(lái)，通過(guò)《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀(guān)管理得到全面加強；各機關(guān)、各單位檔案室，各級各類(lèi)檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術(shù)的運用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會(huì )各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。
鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng )造條件，提供方便，特別是應做到以下幾點(diǎn)：1、要維護好歷史的真實(shí)面貌；2、要忠于和熱愛(ài)檔案事業(yè)；3、要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；4要有良好的保密習慣；5、要樹(shù)立高度的法制意識和觀(guān)念。同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng )新，以飽滿(mǎn)的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻。
三、對于檔案管理人員素質(zhì)要求
檔案工作現代化，是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協(xié)調，統一建設，重視培養一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。
電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動(dòng)進(jìn)行運算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運用計算機進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統計等工作。
計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢(xún)、刪除等功能，同時(shí)計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運用計算機進(jìn)行檔案的現代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。
運用計算機管理檔案工作，須加速實(shí)現檔案工作人員素質(zhì)現代化，檔案工作人員素質(zhì)現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒(méi)有現代化意識，就會(huì )影響檔案管理現代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專(zhuān)業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達。
檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認真學(xué)習、深刻領(lǐng)會(huì )和掌握檔案行業(yè)標準，樹(shù)立高度的工作責任心，做好檔案數據的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。
檔案工作者肩負著(zhù)歷史的職責，有義務(wù)將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動(dòng)科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統化和規范化方向發(fā)展。
一、檔案是機關(guān)工作查考的依據
檔案是過(guò)去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關(guān)工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀(guān)地紀錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著(zhù)真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有機關(guān)領(lǐng)導人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機關(guān)或個(gè)人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。
二、檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材
近年來(lái)，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級檔案部門(mén)解放思想，改革創(chuàng )新，逐步把工作重點(diǎn)轉移到為社會(huì )主義物質(zhì)文明和精神文明建設提供檔案的利用服務(wù)上來(lái)，通過(guò)《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀(guān)管理得到全面加強；各機關(guān)、各單位檔案室，各級各類(lèi)檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術(shù)的運用工作扎實(shí)推進(jìn)，檔案在為社會(huì )各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。
鑒于檔案的重要性，作為檔案從業(yè)者，我們就要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創(chuàng )造條件，提供方便，特別是應做到以下幾點(diǎn)：1、要維護好歷史的真實(shí)面貌；2、要忠于和熱愛(ài)檔案事業(yè)；3、要具備全心全意為人民服務(wù)的精神；4要有良好的保密習慣；5、要樹(shù)立高度的法制意識和觀(guān)念。同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng )新，以飽滿(mǎn)的工作熱情、奮發(fā)向上的精神，為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻。
三、對于檔案管理人員素質(zhì)要求
檔案工作現代化，是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行為、管理方法和手段，以達到預期目的。面對我國檔案事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協(xié)調，統一建設，重視培養一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。
電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動(dòng)進(jìn)行運算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運用計算機進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統計等工作。
計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢(xún)、刪除等功能，同時(shí)計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運用計算機進(jìn)行檔案的現代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。
運用計算機管理檔案工作，須加速實(shí)現檔案工作人員素質(zhì)現代化，檔案工作人員素質(zhì)現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒(méi)有現代化意識，就會(huì )影響檔案管理現代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專(zhuān)業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達。
檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認真學(xué)習、深刻領(lǐng)會(huì )和掌握檔案行業(yè)標準，樹(shù)立高度的工作責任心，做好檔案數據的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。
檔案工作者肩負著(zhù)歷史的職責，有義務(wù)將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動(dòng)科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統化和規范化方向發(fā)展。
